安阳学院公文处理办法

发 文

根据学校领导安排或本部门工作要求，需要制作以学校名义上报、下发的行政公文，必须按下列处理程序进行。

一、拟稿

由主办部门负责人指定专人撰拟公文文稿。拟稿要求文笔通畅，表述准确，可操作性强，言简意赅。公文内容不得违背国家有关政策、法规、法律。

二、核稿

公文文稿形成后，主办部门负责人要认真审核并签字负责。审核时要求对文稿内容、格式、字迹、语言进行全面修正，以提高公文质量。

三、审核

各单位需以学校文件印发的文件，均需经主管校领导审核，以保障文件的正确性和与相关文件的连贯性。

四、签发

公文文稿经审核修正后，由主办部门填写《安阳学院发文处理签》（见附件）由主管校领导签发。公文一经签发核准后，不经签发人同意任何人不得对其内容进行修改。

五、注发

公文文稿经校领导签发后，主办部门负责人要对文稿批注制发的要求，明确该文的发受范围，标注文件的紧急程度、保密等级、规定印刷份数、成文和印发时间、报送单位、主送、校对、打印等。

六、编发文号

公文文稿经校领导签发、注发后，主办人员交学校办公室工作人员填写登记表，登记文件名称、签发人姓名，并编发文号。

七、打印校样

公文打印工作由学校办公室文印工作人员按照《安阳学院文印管理办法》执行。

八、校对

校样打印后，文印工作文员应及时通知公文主办部门进行校对。校对完成后，由校对人员签署姓名。

九、印制文件

行政公文一般应由学校办公室统一印制。印制、装订、用印完成后，按该文规定的发放范围发放文件，并按规定存档。

收 文

第一条：校外单位行文本校（含本校各部门）的任何文件，均须先送学校办公室登记收文后转发各有关部门。

第二条：学校办公室收文后按下列规定办理：

一、凡文件到校，按文件内容编号，查明附件，登记于《收文登记簿》，由各部门负责人派人签收。

二、机密文件，或书名校领导亲启（密启）之函件，分送校领导办公室签收。

三、公文之附件除特殊情形外，应不与本文分离为原则，由收发人员装订于文后。

四、急件及重要文件应随收即送，普通文件当日挂号后，分上下午两次分发至各单位。

五、来文如有现金、支票、汇票或其他有价证券，应先送财务处签收给附于文后，或予来文上注明。

六、来文因分文封上未注明为密件，经拆封后始发现为密件，应送学校办公室签收。

七、来文如系电报、传真应即送领导处理。

八、公假日及学校放假期间公文，由学校值班主管签收。如急件、密件或有时间性之文（函）件，应即派人专送院领导及各部门主管处理。

第三条：各部门负责人，收到文件经点收清楚后，应在送件登记簿上签收，填写文件文号、签收部门、签收日期、签收人。

第四条：分送文件，如系误分者，各部门收到后，应立即退还，另行分送。如认为须转移其他部门主办者，可径行移送，通知学校办公室办理移转登记。

第五条：设收文登记簿，于每年的一月一日起使用，至当年的十二月三十一日止，依照收文次序编序，以免混淆。

第六条：收文经编号后，由学校办公室主任签明处理意见，转主办单位处理，主办单位在处理完毕后把原件送院办存档，在收文登记薄上填写归档日期并签署姓名。